30人規模の製造業に、1,000万円の生産管理システムは本当に必要か

展示会や営業の紹介で生産管理システムの提案を受け、「うちもそろそろ入れるべきか」と迷っている。そんなご相談を、山形の製造業の方からよくいただきます。

先にお伝えしたいのは、システムが悪いという話ではない、ということです。合う会社には大きな力になります。ただ、私が実際に現場を見てきた範囲では、導入の前に確かめるべきことを飛ばしたまま、金額の大きな決断だけが先に来ているケースが少なくありません。

この記事では、導入を決める前に社内で確かめたい5つの項目を紹介します。紙とペンがあれば今日できます。

先に結論

確かめたい5つの項目

1. 「管理したい情報」を紙に書き出せるか

受注、図面、材料、工程、進み具合、出荷、請求。自社が毎日追いかけている情報を、A4一枚に書き出してみてください。ここで手が止まる場合、システムを入れても設定の段階で同じ壁に当たります。逆に書き出せるなら、その一枚が改善の設計図になります。

2. 同じ数字を何回入力しているか

受注をノートに書き、ホワイトボードに書き、Excelに打ち、請求書にまた打つ。この「写し替えの回数」を数えてみてください。写す回数が多いほど、時間だけでなく写し間違いの入り口も増えます。写し替えが3回以上あるなら、システム以前に「入力を一度だけにする」工夫で大きく変わります。

3. 現場が毎日見ている「画面」はどこか

ホワイトボードなのか、壁の紙なのか、朝礼の口頭なのか。現場に情報が届く場所が分かると、そこを置き換えるだけで済むことがあります。実際、手書きのホワイトボードを共有ディスプレイに置き換えただけで、毎朝30分かかっていた指示書きがなくなった工場もあります（年間に直すと約120時間です）。

4. 「その帳票、誰が読んでいますか」

毎日作っている日報や集計表の中に、実は誰も読んでいないものが混ざっていることがあります。システム化の対象を数える前に、やめられる帳票を先に消す方が安上がりです。

5. 月々いくらまでなら回収できるか

1,000万円クラスの投資なら、保守費も含めて「月々いくらの削減や売上につながれば元が取れるか」を先に計算しておくと、営業提案を受けたときの判断軸になります。※上の数字は前提を置いた例算です。

Excel改善で足りるケース、システムが要るケース

• Excelやスプレッドシートの改善で足りることが多い＝拠点が1つ／扱う品目・工程が頭に入る規模／困りごとの中心が「写し替え」「集計の遅さ」「属人化」
• システムを検討する価値がある＝複数拠点でリアルタイムに在庫を共有したい／ロット追跡が取引先の要求になっている／取引先とのデータ連携（EDIなど）が必須

30人規模なら前者に当てはまる会社がかなり多い、というのが私の実感です。まず小さく直して、それでも足りない部分が見えたときにシステムを選ぶ。この順番なら、選定の目も肥えた状態で商談に臨めます。

おわりに

5つの項目は、そのまま「自社の管理の現在地」を知るチェックリストです。書き出した一枚を眺めるだけでも、次の一手はかなり見えてきます。

もし「書き出してみたが、どこから手を付けるべきか決めきれない」となったら、そこから先は一緒に整理できます。